Нормативы по количеству штатных единиц. Как определяется штатная численность организации

Штатная численность работников - это то количество необходимых сотрудников, с помощью которых вы сможете добиваться поставленных целей и развивать компанию. У начинающих бизнесменов, особенно на ранних этапах, возникает множество вопросов, связанных с этим понятием. Как рассчитать штатную численность, какие специалисты необходимы в первую очередь. Не разобравшись в этих вопросах, не удастся запустить даже самое небольшое производство или компанию.

Для чего нужно определять штатную численность?

Штатная численность работников - это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие. Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса.

Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.

Определение штатной численности персонала

В широком смысле штатная численность работников - это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.

Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.

Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников - это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Сезонные работники

По факту руководители предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда численность работников по штатному расписанию существенно меньше запланированной изначально. Это связано с тем, что компаниям намного выгоднее нанимать сезонных или временных сотрудников, чем заключать официальные договора и включать работника в штат.

В последнем случае за него необходимо платить все соответствующие налоги и страховые выплаты - в фонд обязательного медицинского страхования, пенсионный фонд России. Если же работник трудится на временной основе, то на всем этом можно сэкономить. На это часто и идут руководители обычно небольших фирм и компаний.

К тому же, когда структура и штатная численность работников невысока, проще вести их учет. А если потребности в услугах конкретного сотрудника возникают нерегулярно, то ему не нужно ежемесячно платить заработную плату, а можно ограничиться выплатами по факту за объем непосредственно выполненной работы.

Кстати, удобная система найма на временную или сезонную работу распространена во многих странах мира. Этим занимаются специализированные агентства, которые вам подыскивают необходимых сотрудников на заранее оговоренный временной период.

Часто такие агентства набирают себе в штат работников, которые затем по лизинговым операциям переходят из одной компании в другую. Так вы можете осуществлять полноценное функционирование компании, не изменяя при этом среднесписочную численность штатных работников. Как правило, это относится к производственным и хозяйственным специальностям. Например, сотрудникам клининговых компаний, охранникам, ремонтным работникам.

Расчет штатной численности работников

В настоящее время разработано несколько методик, с помощью которых можно проводить необходимые расчеты штатной численности ваших сотрудников. Но есть методы, которые распространены больше других, их успешно применяют большинство компаний и организаций.

Расчет штатной численности работников, в основу которого положены понятия трудовых норм, представляется самым перспективным и эффективным. При таком способе необходимо производить тщательный учет невыходов работников по различным причинам, в том числе и уважительным, который, в конечном счете должен соответствовать утвержденному плану. Все эти расчеты включаются в годовую и квартальную бухгалтерскую отчетность.

При этом не стоит забывать, что каждое предприятие, каким бы небольшим оно ни было, имеет законное право самостоятельно разрабатывать нормативы и принимать методические рекомендации штатной численности работников. В дальнейшем оно может придерживаться их при осуществлении расчетов сколько угодно времени.

Количество штата сотрудников

Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.

Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.

Отчетность по штатной численности работников

Нередко на предприятиях руководство требует официального документального учета штатной численности сотрудников. Для этого составляются списочные данные, в которых учитываются нормативы для определения размера штата компании.

Данные, внесенные в эти списки, должны соответствовать количеству работников, которые включены в табель. Так можно эффективно и без лишних трудозатрат фиксировать посещаемость.

Также не стоит забывать, что при определении штатной численности работников рекомендации, разработанные трудовой инспекцией, необходимо соблюдать. Ведь от этого напрямую будет зависеть правильность ваших расчетов.

В частности, в штатное расписание необходимо заносить всех сотрудников, без исключений, с которыми заключены официальные долгосрочные трудовые договора. Также необходимо производить тщательный учет лиц, которым официально начисляется денежное вознаграждение на исполнение ими своих обязанностей.

Интересный момент, в табель необходимо вносить всех сотрудников, даже в тех случаях, когда они не являются на свое рабочее место. Причем неважно, по каким причинам - уважительным или нет. Конечные данные, имеющиеся в таблице, должны строго соответствовать тем данным, которые есть в табеле.

Нормы учета трудового времени

Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.

Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.

Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.

Расчет временных норм

Также обязательным для отдела кадров считается расчет временных норм. Их также относят к временным затратам. К ним причисляются исследование положений нормативно-правовых документов, оформление и отправка соответствующих запросов, изучение и анализ материалов и данных, относящихся к конкретной отрасли, в которой ведет свою деятельность ваша компания. Также важно контролировать реализацию намеченных программ и планов.

Также в нормы времени включаются те затраты, которые необходимы для реализации мероприятий, без которых выполнение поставленных задач окажется невозможным, а также часы, которые уйдут на подготовку итоговой финансовой отчетности.

Определяются данные нормы исходя из установленной штатной численности персонала. Соответствующие цифры включаются в табель.

Данные показатели, как правило, во всех фирмах устанавливаются за один финансовый год. При этом численность сотрудников должна соответствовать нормативам, совокупным трудовым затратам, которые необходимы, чтобы выполнить конкретную задачу.

Определяя конечную штатную численность, важно учесть и правильно рассчитать коэффициент невыхода. В него необходимо включить время, которое сотрудники проводят в плановых отпусках, дни, которые в среднем будут посвящены повышению квалификации, обучению и переобучению, учесть временную нетрудоспособность.

Не стоит забывать и о поправочных коэффициентах. К ним относят то время, которое работник тратит на личные нужды или отдых в процессе работы. Например, к ним стоит отнести перекуры. Про них нельзя забывать, так как в противном случае цифры на выходе будут неверными, и вы не получите тот результат, на который рассчитывали.

Планирование временных показателей

Еще один важный момент, ради которого ведут учет штатной численности сотрудников, это оценка их труда и потенциала. В конечном счете, это один из ключевых показателей. В это число входят все сотрудники, вне зависимости от того, какова на конкретном предприятии структура организации. Стоит только не забывать своевременно вносить новых сотрудников и исключать уволенных.

Основу составляет календарный фонд всего рабочего времени. Из него стоит вычесть только праздничные дни, выходные, а также плановые и дополнительные отпуска, которые предоставляются сотрудникам в соответствии с уставом вашего предприятия.

Не стоит забывать об отпусках, предоставляемых работникам государством. В первую очередь, речь идет о декрете. Вычисление невыходов по болезни производится в соответствии со среднестатистическими показателями.

Также в данный план необходимо внести количество неявок, которые могут случиться, а также продолжительность рабочего дня каждого отдельного сотрудника.

Во временном фонде существуют три раздела. Это календарный, эффективный и номинальный фонды.

Итоговые значения календарного совпадают с плановыми показателями. Если производство работает по периодическому типу, то из календарного фонда следует вычесть выходные и праздничные дни. Так вы получите номинальное значение.

И, наконец, эффективный фонд представляет собой номинальный, в котором не учтены неявки сотрудников по болезни, общественным поручениям и плановым отпускам.

В итоге штатная численность персонала вашей организации определяется, исходя из множества различных параметров, основным из которых является заданное количество сотрудников, которые нужны для обслуживания всех рабочих мест, имеющихся на производстве.

Планирование численности персонала на основе норм по труду позволяет достигнуть того уровня производительности, который реально соответствует организационно-техническим условиям.

Расчет на основе норм численности

Норма численности - установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.

При очевидной простоте применения эти нормы имеют и некоторые недостатки, одним из которых является их относительно невысокая точность. Объясняется это тем, что при расчете норм численности учитываются наиболее типовые для данной категории персонала состав и объем работ. При отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата. Чаще всего нормы численности представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 г. № 269, приведены нормативные таблицы и расчетные зависимости для определения численности бухгалтеров на предприятиях с числом структурных подразделений от 3 до 120 и численностью работников от 10 до 20 000 чел. Указанные нормы численности учитывают подготовительно-заключительное время и время на отдых и личные нужды работников.

На предприятиях с численностью работников от 5100 до 10 000 чел. и числом структурных подразделений от 25 до 80 нормативная численность бухгалтеров определяется так:

где Чраб - численность работников предприятия (тыс. чел.);

Nподр - число структурных подразделений;

Кк.п.з - коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, которые выполняются с использованием ЭВМ. Определяется по таблице.

Для каждого диапазона измерения указанных параметров используются разные расчетные зависимости.

Если в состав предприятия входят 47 структурных подразделений, в которых работают 5350 чел., а 75% работ в бухгалтерии выполняются с применением ЭВМ, то нормативная численность работников бухгалтерского учета составляет:

В данном случае нормативная численность рассчитана с учетом типовых видов работ по бухгалтерскому учету. Если виды таких работ на предприятии будут отличаться от типовых, точность результата снизится. Поэтому в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета приведены также нормы времени для работ по бухгалтерскому учету, которые в полной мере позволяют учесть специфику каждого конкретного предприятия.

Расчет на основе норм времени

Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях. При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала. Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.

На основе норм времени нормативная численность персонала рассчитывается так:

где То - общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;

Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч;

Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:

где Тp i - затраты времени на каждый отдельный (i -й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то Tp i = T i (1 + Колн / 100), где Колн - процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);

К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер. К = 1 + % ненорм. работ / 100;

Нв n - норма времени на данный вид работ, чел./ч;

O n - объем данного вида работ.

Рассмотрим пример расчета численности бухгалтеров, занимающихся учетом заработной платы. Виды и объем таких работ приведены в табл. 1 . Плановый коэффициент выполнения норм Кв.н = 100, коэффициент работ, не охваченных нормированием, К = 1,03, фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (Кк.п.з = 1,0).

Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, - 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов Кн = 1,10 составляет:

Расчет на основе норм выработки

Норма выработки - установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.

Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:

где V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;

Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;

Нвыр - норма выработки в принятых единицах измерения;

Кв.н - плановый коэффициент выполнения норм.

Предположим, рабочая программа предприятия предусматривает вырезание 108 000 заготовок в год. Местная норма выработки на одного рабочего - 8 заготовок в час. Плановый коэффициент выполнения норм - 1,1. Фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид заготовок, составляет:

Расчет на основе норм обслуживания

Норма обслуживания - количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которые работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслужить в единицу времени в заданных организационно-технологических условиях.

По своей сути норма обслуживания эквивалентна норме выработки для функции обслуживания. Поэтому достаточно часто разрабатываются нормы времени обслуживания. Например, для уборщиков (функция обслуживания) может устанавливаться как площадь убираемого помещения (норма обслуживания), так и время на уборку 1 м2 (норма времени обслуживания).

Нормативная численность работников на основе норм обслуживания рассчитывается по формуле:

где O i - объем выполняемых работ i -го вида;

Ho i - нормы обслуживания для i -го вида работ;

К - коэффициент, учитывающий время на выполнение вспомогательных функций, а также отдых и личные нужды работников.

где a1 - время на выполнение вспомогательных функций, %;

a2 - время на отдых и личные нужды работников, %.

При использовании норм времени обслуживания нормативная численность работников определяется так:

где T н.о - норма времени обслуживания для всего комплекса выполняемых работ за планируемый период (год, месяц, смену и т. д.);

Ф - фонд рабочего времени планируемого периода.

где T н i - норма времени обслуживания для отдельных видов работ;

К - коэффициент, учитывающий время для выполнения вспомогательных функций, а также отдыха и личных нужд работников.

где ti - норма времени обслуживания на единицу работ;

Vi - объем выполняемых работ по каждому виду;

qi - средняя повторяемость работ по каждому виду.

Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов. Нормы обслуживания и времени обслуживания для данных видов работ приведены в табл. 2 и определены на основе Норм времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений (2001).

Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников - 2%.

При расчете нормативной численности персонала на основе норм обслуживания

При расчете нормативной численности персонала на основе норм времени обслуживания

Таким образом, нормативная численность уборщиков, выполняющих указанные работы, должна составлять 3,06 чел.

При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.

Нормирование труда инженерно-технических работников (ИТР) и служащих необходимо для корректного расчета их численности, объективного распределения обязанностей между сотрудниками, роста производительности их труда, объективных условий материального стимулирования.

К инженерно-техническим работникам относятся сотрудники, осуществляющие организацию производственного процесса, техническое, экономическое и управленческое руководство. Необходимо различать ИТР и специалистов. Основанием для отнесения работников к ИТР является занимаемая должность (инженер, техник, агроном, зоотехник), а не образование, поэтому к ним относятся также практики, не имеющие специального образования.

Специалисты — это работники, имеющие законченное высшее и среднее специальное образование. Они могут быть как ИТР, так и служащими.

К специалистам относятся работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами, к служащим — сотрудники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание (секретари, коменданты, делопроизводители, кассиры, табельщики, экспедиторы и др.).

Учитывая особенности труда ИТР и служащих, их труд нормируют с помощью различных методов аналитического нормирования трудоемкости работ и численности исполнителей. Выбор метода нормирования зависит от сложности выполняемой работы, разнообразия методов и подходов к решению проблем, повторяемости работ. Соответственно этому можно определить три группы:

1. Работы, не требующие больших творческих усилий и характеризующиеся малым разнообразием выполняемых операций

Они требуют точного выполнения установленного порядка, правил, методик, инструкций, стандартов (например, стенография, делопроизводство, учетные операции, деталировка и копирование документов, их оформление и размножение, расчеты по заданной программе). На эти работы нормы времени устанавливают аналитическими методами.

Рассмотрим, как нормируется работа нарядчика по созданию сдельного наряда на выполненные работы на промышленном предприятии.

Пример 1

Создание наряда на выполненные работы содержит ряд последовательно выполняемых действий (алгоритм; см. схему).

При выполнении работы по созданию наряда нарядчик должен действовать по алгоритму. Зная исходные данные (количество рабочих), можно оценить трудоемкость данной работы. Учитывая то, что нарядчик выполняет и другие работы, на которые тоже есть прописанные алгоритмы, можно посчитать общую трудоемкость и, соответственно, определиться с численностью нарядчиков на предприятии.

2. Работы, требующие творческого труда

Эти работы представляют собой не только техническую деятельность (подготовка материалов, оформление, составление схем и расчетов), но и творческую — изучение различных материалов и поиск решения задач. Это проектные, расчетные, конструкторские, плановые и другие работы.

Первую часть нормируют методами аналитического нормирования, вторую — творческую — часть этими методами нормировать невозможно. В отношении их применяют:

• метод аналогий по категориям сложности выполняемых работ;
• экспертный метод;
• метод по типовым представителям.

Так, метод аналогии состоит в том, что ранее разработанные темы, конструкции технологические процессы расчленяют на простейшие элементы работ, по которым фиксируют фактические затраты времени. При нормировании трудоемкости разработки значение времени берут из аналогов и корректируют (ужесточают) с учетом роста производительности труда.

Практика показывает, что в конструкциях и технологии их изготовления до 50-60 % составляют повторяющиеся элементы работ.

К сведению

Трудоемкость той части работ, которая не имеет аналогов, рассчитывают с помощью переводных коэффициентов, учитывающих сложность и оригинальность работы. Переводные коэффициенты устанавливают преимущественно экспертным методом.

Для нормирования труда конструкторов и технологов можно применять аналитико-расчетный метод , который осуществляется в два этапа.

На первом этапе при выдаче работы конструктору (технологу) указывается только вид работы и проставляется ориентировочная норма времени. Это необходимо для того, чтобы рассчитать месячный план загрузки работника.

На втором этапе, когда работа выполнена, производится количественное и качественное нормирование затрат труда. Количественная оценка отвечает на вопрос, сколько стандартных форматок 1А4 помещается в законченном чертеже. Качественная оценка позволяет отнести чертеж к определенной группе сложности.

Рассмотрим пример нормирования труда конструкторов машиностроительного предприятия.

Пример 2

Все изделия, разрабатываемые конструкторами, экспертным путем разбивают на четыре группы:

1. простые изделия;
2. изделия средней сложности;
3. сложное изделие;
4. модернизация изделия.

Вне зависимости от сложности разработка каждого изделия состоит из ряда последовательных этапов:

По каждой группе изделий по каждому этапу на основании фактически затраченного времени определяется норма времени (табл. 1).

Таблица 1

Таблица предварительной нормы выработки на разработку нового изделия, ч

На основании данной таблицы рассчитывается загрузка каждого конструктора, определяется срок выхода изделия, определяется потребность в сотрудниках конструкторского бюро.

3. Работы управленческого характера , включающие труд руководителей подразделений аппарата управления

Наиболее сложно нормируемый труд. Применяется метод определения численности работающих по нормам управляемости и по функциям управления.

Норма управляемости — это количество людей, которые находятся в непосредственном подчинении руководителя.

Оптимальная норма управляемости — 7 чел. Это обусловлено особенностью оперативной памяти человека хранить информацию о семи не связанных между собой объектах.

В реальной жизни норма управляемости может достигать 40 человек. Она зависит от способностей, опыта руководителя, однородности выполняемых задач и многих других факторов, например:

● вид деятельности организации;

● расположение объектов управления (из-за географического размещения филиалов или отделений организации в ряде случаев невозможно добиться оптимальных показателей управляемости);

● квалификация сотрудников (уровень контроля за деятельностью сотрудников зависит от их навыков и мотивации);

● тип организационной структуры (иерархическая, матричная, проектная);

● уровень стандартизации задач;

● уровень автоматизации деятельности и др.

Для предприятия важно определить общую численность работников по каждой функции. Ее рассчитывают с помощью методов корреляционного анализа, учитывающего влияние наиболее существенных факторов на трудоемкость работ по данной функции.

Количество управленцев по функциональным обязанностям реализации основных функций управления можно рассчитать по данным табл. 2.

Таблица 2

Определение количества управленцев

Пояснения к условным сокращениям в табл. 2:

К у — общее количество руководителей разного уровня;

М р — количество рабочих мест в основном производстве;

К пр — количество рабочих основного производства;

К ст — количество работников служб стандартизации и сертификации;

К нов — число работников, занятых разработкой и внедрением новых технологий и оборудования;

К отк — число работников отдела технического контроля;

К спп — количество работников службы подготовки производства;

К отиз — количество работников отдела оплаты труда;

К ппп — общее количество промышленно-производственного персонала;

К оп — численность работников отдела технического обеспечения производства;

Ч сп — численность самостоятельных структурных подразделений предприятия, ед.;

К пэо — количество работников планово-экономического отдела;

К бух — количество работников бухгалтерии и финансового отдела;

М — численность наименований, типоразмеров и артикулов материалов, полуфабрикатов, закупленных изделий, ед.;

К ок — количество работников службы подготовки кадров;

К отитб — количество работников отдела охраны труда и техники безопасности;

К д — количество работников отдела делопроизводства и хозяйственного обслуживания;

Д — годовой документооборот, ед.

Общее количество самостоятельных структурных подразделений, их заместителей и помощников, которые непосредственно подчинены первому руководителю, рассчитывается по формуле:

Ч сп = 7,78 + 0,00019 × К ппп.

Обратите внимание!

Данные методики расчета были разработаны в плановой экономике и применялись на крупных промышленных предприятиях. Поэтому в современных условиях они могут служить лишь примерным ориентиром.

Пример 3

По методике, представленной выше, рассчитаем численность управленческого персонала.

Исходные данные представлены в табл. 3, результаты расчета — в табл. 4.

Таблица 3

Определение количества управленцев на основании функций управления

Таблица 4

Расчет численности

Выводы

Если сравнить результаты расчетов с численностью на реально действующем промышленном предприятии, то относительно охраны труда, комплектования и подготовки кадров, подготовки производства можно увидеть, что расчетная численность персонала очень близка к реальной.

Что касается учетных функций (ПЭО, бухгалтерия, ОТиЗ, делопроизводство), расчетные данные завышены в 2-3 раза. Работа этих подразделений достаточно автоматизирована и не требуется такого количества сотрудников.

Р. В. Казанцев,
финансовый директор «УК Теплодар»

Растолкуйте по-русски, что такое штатная численность? И чем она отличается от списочной и фактической?

Ответ

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2011, N 11

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели тему организации рабочего места кадровика. Но прежде работодатель должен определить, сколько же таких мест требуется создать в кадровой службе. Особенно это касается крупных организаций, в которых для ведения кадровой работы нужен целый штат сотрудников. В настоящей статье мы, как обещали, поговорим о том, какими способами определяется количественный состав кадровых работников бюджетных учреждений в зависимости от категорий и какими документами при этом руководствоваться.

Квалифицированным работникам отдела кадров известно, что нормирование трудовых отношений в бюджетных учреждениях имеет свои специфические особенности и существенно отличается от норм для работников организаций иных видов. Кроме специального законодательства, регламентирующего деятельность бюджетных учреждений, среди общих для всех работников в России предписаний также имеются особые, определяющие условия труда в организациях с этой организационно-правовой формой управления.

Например , в ТК РФ содержится ряд правил, регулирующих конкретно взаимоотношения работников с работодателями-организациями, финансируемыми из федерального, "субъектного" и муниципального бюджета <1>. Среди норм, регламентирующих правовое положение организаций с разными уровнями бюджетного финансирования, также есть и общие для всех, и специальные, применяемые в зависимости от уровня финансирования.

<1> См., например, ст. ст. 6, 34, 45, 119 и 133 ТК РФ. Общее количество таких норм - 23 статьи.

Однако в части нормирования труда (см. ч. 1 ст. 160 и ст. 211 ТК РФ) действуют общие законы и подзаконные акты, применяемые к юридическим лицам независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Кроме того, подлежат применению принятые компетентными органами власти специальные подзаконные акты о нормировании труда, если они не противоречат закону (ст. 161 ТК РФ).

В связи с тем что ни гл. 22 "Нормирование труда", ни гл. 34 "Требования охраны труда" ТК РФ не содержат оговорок об особом регулировании нормирования труда работников бюджетных учреждений, на них распространяются общие и специальные правила, указанные выше. В настоящей статье мы рассмотрим этот вопрос подробнее, приведем несколько примеров и заострим внимание на отдельных нормах и рекомендациях, особо значимых для труда кадровиков.

Нормирование труда: базовые понятия

Из ст. ст. 159 и 160 ТК РФ (основополагающих для регулирования правоотношений работников с работодателями в сфере нормирования труда) ясно следующее. Работникам гарантируются государственное содействие в системной организации нормирования труда и установление норм труда в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда, а именно норм выработки, норм времени, нормативов численности и др. Нормы труда могут пересматриваться по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

Руководствуясь общей концепцией, изложенной в ст. 160 ТК РФ, министерства и ведомства РФ разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом особенностей той или иной отрасли экономики. Для отдела кадров бюджетных учреждений нет особого нормативного акта, содержащего методику определения штатной численности. Поэтому руководителям бюджетных учреждений следует руководствоваться Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду <2>. Согласно этим Рекомендациям для установления штатной численности работников бюджетных учреждений применяются определенные расчетные нормативные инструменты. При помощи данных инструментов рассчитываются нормы времени, выработки, нагрузки, управляемости, обслуживания, численности и типовые штаты.

<2> Изданы ФГУП "Научно-исследовательский институт труда и социального страхования" Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию (М., 2006). Документ официально опубликован не был. Находится на сайте http://www.opengost.ru и в справочно-правовых поисковых системах.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости - численность работников, находящихся в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания - это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки.

Любые нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке, если они типовые, или непосредственно руководителем организации, если они локальные. "В установленном порядке" - значит согласно правилам, которые содержатся в ст. ст. 161 и 162 ТК РФ. Так, в ст. 161 сказано, что для однородных работ могут устанавливаться типовые (межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные) нормы труда. Они разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти <3>. Правительство РФ определило этот порядок, наделив полномочиями по разработке и установлению необходимых для регулирования производительности труда типовых нормативов и норм труда федеральные органы исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики. Данные органы утверждают нормы в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития. Типовые межотраслевые нормы труда утверждаются самим Минздравсоцразвития. Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством РФ, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

<3> Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 N 804 "О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда".

В ст. 162 ТК РФ указано, что локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца. Это же правило по аналогии применяется при замене и пересмотре действующих норм труда.

Ознакомившись с базовой терминологией и иными основополагающими правилами, рассмотрим в общих чертах процесс определения штатной численности кадровиков бюджетных учреждений.

Процесс установления штатной численности кадровиков

В Рекомендациях разъясняется, что бюджетные учреждения должны применять по аналогии нормы следующих руководящих актов (если их положения не содержат оговорки об исключении из сферы их применения "бюджетников"): Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях <4>, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее - Укрупненные нормативы) <5>, Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти <6> (далее - Нормативы численности).

<4> Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 N 223/13-15.
<5> Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.
<6> Утверждены Постановлением Минтруда России от 05.06.2002 N 39.

Из этих нормативов следует, что они предназначены для определения и обоснования штатной численности работников указанных структурных подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, а также установления должностных обязанностей.

Как правило, все официально принятые нормативы численности содержат три раздела: общая часть, раздел об организации труда и нормативная часть. Кроме этого, в них обязательно приводится пример расчета нормативной численности работников, в частности, кадровой службы. Обратим внимание читателей также на то, что в методиках расчета численности кадровиков отмечается: в случаях, когда численность обслуживаемых работников менее 100 человек, а курируемое количество подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, менее пяти, могут быть применены местные и отраслевые нормативы численности работников кадровой службы.

Рассмотрим действия руководства организации по определению количественного состава отдела кадров.

Организационная составляющая нормирования труда кадровиков

Деятельность работников отдела кадров регламентируется специальным и общим законодательством РФ, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях бюджетных учреждений. Поэтому прежде всего нужно, руководствуясь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <7> (далее - Квалификационный справочник служащих), разработать или привести в соответствие с его положениями имеющиеся в организации должностные инструкции кадровиков и положение об отделе кадров. Учтите, что должностные инструкции кадровиков целесообразно издавать как отдельный локальный акт, регулирующий права и обязанности отдельных категорий работников отдела кадров. Если же инструкция составляет часть трудового договора, то каждое ее изменение потребует соблюдения правил ст. 72 ТК РФ.

<7> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

К сотрудникам, потенциально связанным с работой по управлению персоналом, в крупных бюджетных учреждениях могут относиться:

• заместитель директора по управлению персоналом;
• начальник отдела кадров;
• начальник отдела подготовки кадров;
• менеджер по персоналу;
• заведующий бюро пропусков;
• специалист по кадрам;
• инженер по подготовке кадров;
• психолог;
• социолог;
• физиолог;
• инспектор по кадрам;
• дежурный бюро пропусков;
• табельщик.

При создании или приведении указанных локальных актов в соответствие с Квалификационным справочником служащих нужно эти документы творчески переработать, оставив в них только те трудовые обязанности, которые должен выполнять отдел кадров исходя из императивных требований законодательства. К обязательным согласно Нормативам численности относятся следующие функции отдела кадров:

• организация и координация работы по подбору и расстановке кадров;
• осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников;
• учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек;
• подготовка к утверждению и ведение штатного расписания;
• формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений;
• консультирование работников по вопросам, относящимся к кадровой службе;
• организация проверки сведений, сообщаемых гражданином при поступлении на работу (в случаях, определенных законом);
• организация и проведение совещаний и семинаров с работниками кадровой службы;
• подготовка трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, поощрении работников;
• проведение аттестации работников;
• участие в проведении конкурсов на замещение вакантных должностей;
• подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам;
• организация работы по подготовке и переподготовке кадров, повышению квалификации;
• координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных учреждений и организаций;
• обеспечение контроля за соблюдением законодательства РФ, касающегося кадровой политики;
• рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;
• подготовка материалов и представление к награждению отличившихся работников.

Как в положении об отделе кадров, так и в должностных инструкциях кадровиков должны быть отражены их обязанности, компетенция отдела кадров, и их нужно утвердить у руководителя учреждения.

Следующий этап - подготовка процедуры нормирования численности работников этого структурного подразделения.

Нормативная составляющая

Во-первых, он вправе воспользоваться нормативом численности, определенным как типовые штаты, установленные на основе норм времени обслуживания, нагрузки. Для этого применяются по аналогии Нормативы численности. В них есть Пример расчета нормативной численности работников кадровой службы и таблица норматива предельной численности таких работников, в которой указано, как зависит количественный состав отдела кадров от числа работников бюджетного учреждения.

Во-вторых, можно детально определить минимальное количество категорий кадровых работников, необходимое для выполнения предполагаемого объема работ. Для этого нужно воспользоваться Нормативами численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (при установлении такого норматива исходят из того, какой объем работ будут выполнять инженеры по подготовке кадров в конкретной бюджетной организации) и Укрупненными нормативами.

За точку отсчета нужно брать весь тот объем работ, который определен в законодательстве для работников по подготовке кадров, а именно:

• планирование непрерывного обучения кадров;
• организация непрерывного профессионального и экономического обучения рабочих;
• организация индивидуального обучения рабочих;
• организация непрерывного обучения руководителей, специалистов и служащих;
• участие в организации обучения по повышению общеобразовательного уровня работников (совместно с отделом кадров);
• контроль за ведением учебного процесса;
• организация и оформление прохождения производственной практики учащихся и студентов;
• организация общественно полезного, производительного труда школьников и работа по профориентации молодежи;
• организация практического обучения молодых специалистов в период прохождения ими стажировки;
• участие в организации и проведении смотров (конкурсов) профессионального мастерства;
• участие в анализе результатов обучения;
• составление сметы затрат на все виды обучения;
• составление отчетов о профессиональном и экономическом обучении кадров.

Далее из этого списка выделяются те позиции, которые реально будут выполняться в конкретном бюджетном учреждении, не имеющем, например, договорных отношений на проведение в нем производственной практики учащихся и студентов. Исходя из результата и создается положение о подготовке кадров, а потом на его базе разрабатываются должностные инструкции работников по подготовке кадров.

Затем с помощью методики определения штатной численности работников по подготовке кадров, содержащейся в Нормативах численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях, и с учетом количества ежегодно обучаемого персонала бюджетного учреждения определяется число полных или неполных ставок в штатном расписании для этой категории работников. При незначительном объеме таких работ, например только на 0,25 ставки, имеет смысл (в силу ст. ст. 60.2, 150 и 151 ТК РФ) уполномочить на их выполнение специалиста по кадрам, получив на это его согласие.

Для самостоятельного расчета категорий и штатных единиц сотрудников отдела кадров потребуется использовать Укрупненные нормативы. Они предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендуются для установления заданий, а также обоснования численности лиц, занятых этими работами. В частности, в этом руководстве содержатся нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы, в которую входят следующие виды работ:

• оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
• оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
• оформление и учет трудовых книжек;
• оформление документов по учету движения кадров;
• составление статистической отчетности по учету личного состава;
• составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
• работы по табельному учету;
• работы в бюро пропусков;
• работы в военно-учетном столе;
• работы, связанные с АСУП-кадры;
• прочие.

С помощью методик, приведенных в этом документе, можно определить количество штатных единиц, необходимых для работы по комплектованию и учету кадров (выполняет инспектор по кадрам), по табельному учету (табельщик), в бюро пропусков (дежурный бюро пропусков), в военно-учетном столе (инспектор).

Для наглядности рассмотрим пример расчета нормы времени и определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников по формулам из Укрупненных нормативов. Методика состоит из двух этапов.

I этап. Определяем нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы по формуле:

К
Нвр = Топ (1 + ---),
100

где Нвр - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Топ - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников К принимается равным 8%.

Чтобы рассчитать норму времени на выполнение, например, операции "оформление документов при приеме на работу одного служащего", подставим в формулу данные из соответствующих таблиц Укрупненных нормативов (таблицы разработаны Центральным бюро нормативов по труду Всесоюзного центра производительности труда и потому имеют статус научно обоснованных). Нвр = 0,74 x (1 + 8 / 100) = 0, 74 x 1,08 = 0,8 (чел.-ч).

Далее нужно было бы брать из Укрупненных нормативов по очереди данные на все операции, которые выполняет кадровик согласно должностной инструкции и положению об отделе кадров. Мы для примера посчитаем норму времени на выполнение операции "оформление и учет трудовых книжек" при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями: Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) x (1 + 8 / 100) = 0,9 (чел.-ч).

II этап. Когда подобным образом просчитаны все выполняемые кадровиком операции, можно узнать годовую трудоемкость нормируемых работ. Она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

N
Тн = SUM Нвр. i x Vi,
i=1

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нвр. i - норма времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;

Vi - объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;

i = 1, 2... n - виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).

Затем по подобной формуле устанавливается годовая трудоемкость работ (Тнн), не предусмотренных в таблицах Укрупненных нормативов. Но перед этим экономисты по труду или нормировщики, то есть специалисты по организации труда <8>, владеющие, в частности, методами определения производительности труда, учета и анализа показателей по труду, должны определить нормы времени на выполнение этих операций.

<8> Специалисты по организации труда обязаны иметь высшее профессиональное (экономическое) образование и пройти специализацию, овладев, например, знаниями о социальном развитии коллектива, методах определения численности работников, основах технологии производства, возможностях применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета показателей по труду и правилах ее эксплуатации (см. Квалификационный справочник служащих).

И лишь потом определяется общая годовая трудоемкость работ, выполняемых отделом кадров, по формуле:

То = Тн + Тнн.

На ее основе, взяв из Укрупненных нормативов сведения о полезном фонде рабочего времени одного работника за год или рассчитав его самостоятельно, можно, вычленив из общего То или рассчитав особое Тоо, указывающее на годовую трудоемкость отдельных видов работ, определить расчетную численность кадровиков по направлениям их деятельности.

Приведем расчет численности инспекторов по кадрам условной организации:

Ч = То / Фп,

где То - суммарная трудоемкость работ инспекторов в год, чел.-ч (5500 - из таблицы 1 Укрупненных нормативов);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) / 1910 = 2,9 чел., где 70 (чел.-ч) - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Укрупненными нормативами. Получаем, что в условной организации требуется для выполнения работ по комплектованию и учету кадров штат инспекторов по кадрам в количестве трех человек.

Расчет численности табельщиков проще. Она определяется путем деления среднесписочной численности работников на норму обслуживания, установленную по нормативам времени. Для этого нужно применить формулу:

Ч = Чос / Нобс,

где Чос - среднесписочная численность работников, чел.;

Нобс - норма обслуживания, определенная из соответствующих сборников нормативов или полученная расчетным путем, чел..

Итак, нормирование труда - это достаточно сложная задача, так как за основу расчетов нужно брать соответствующие методики, содержащие довольно-таки непростые математические формулы. При неиспользовании типовых штатов необходимо привлекать к этой работе специалистов по нормированию труда.

Н.А.Бриллиантова

профессор,

заместитель заведующего

кафедрой трудового права

и права социального обеспечения АТиСО,

ученый секретарь

докторского диссертационного совета

при АТиСО

В.В.Архипов

практикующий юрист